業務改革(BPR)とは?生産性を向上させるための進め方と注意点

  • 2021年6月28日
  • 2021年8月5日
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近年の日本では、BPRを推進する企業が増加しています。

「BPRや業務改革など耳にするものの、BPRとは具体的に何だろう」と疑問に思ってはいませんか?

BPRは、業務プロセスの再設計のことです。

業務やシステム面で悩みを抱える企業にとって、BPRは欠かせません。

この記事では、業務改革の概要を改革の進め方・注意点を解説します。

業務改革と業務改善の違い

業務改革によく似た言葉として、業務改善があります。

業務改革と業務改善は、どちらも業務の効率化を目指すという意味では同じですが、厳密には異なります。

業務改革と業務改善の違いを簡単にまとめると、下記の通りです。

  • 業務改革:問題のある業務プロセスを新しく作り替えることで、効率化を目指すこと
  • 業務改善:問題のある業務プロセスに改善を加え、効率化を目指すこと

業務改革は、業務プロセスを作り替えるため、達成に要する期間や対象となるプロセス、影響が及ぶ範囲が大きいことが特徴。

一方で業務改善は部門ごとに小規模で実施されることが特徴であり、これが両者の違いです。

業務改革(BPR)とは何か?

業務改革は、「Business Process Re-engineering」の頭文字を取ったBPRとも呼ばれます。

Business Process Re-engineeringを日本語に訳すと、業務プロセスの再設計

つまり、業務フローや情報システムなどの問題箇所を洗い出し、新規プロセスを再設計するという抜本的な問題解決のことです。

業務改革(BPR)が導入された歴史

業務改革は、元々1990年代初頭にアメリカで誕生したものです。

その後、バブル崩壊からの立ち直りが求められていた日本企業の間で、業務改革が注目され始めました。

ところが、当時の日本企業は海外の業務改革ノウハウをそのまま導入していたため、商習慣の違いによって多くの企業で失敗に終わっています。

一度は収束した業務改革のブームですが、下記の理由から近年になって再び注目され始めています。

  • 働き方が多様化したため
  • IT化が進んだことで、業務改革を推進しやすい環境になったため
  • 人手不足によって、生産性の向上が急務となっているため

近年では民間企業以外に、地方自治体や省庁でも業務改革が本格化しています。

総務省では、平成27年から本格的な業務改革に取り組んでおり、今現在も進行中です。

参考:「国の行政の業務改革に関する取組方針」に基づく BPR等の取組状況|総務省

業務改革(BPR)のメリット

業務改革の導入で得られるメリットは、下記の4つです。

  1. 生産性の向上
  2. 意思決定の円滑化
  3. 人的コストの削減
  4. 従業員の満足度向上

業務改革は、社内の業務フローでの問題点を明らかにし、解決のために新規プロセスへと作り替える取り組みです。

そのため、従来のボトルネックが解消され、生産性の向上や意思決定の円滑化が期待できます。

また生産性の向上によって、生産に必要な人材が抑制されるため、人的コストの削減にもつながります。

業務改革が定着した後は、従業員としてもムダな業務がなくなるため、会社への満足度向上が期待できます。

業務改革(BPR)のデメリット

業務改革はメリットが多いように感じますが、デメリットもあります。

  • コストが発生する
  • 現場が混乱するリスク

業務改革を推進するには、新たなITシステムの導入や外部機関への業務委託など、高額な費用がかかります。

業務改革によるコストが経営を圧迫しては本末転倒なため、綿密な予算計画が必要です。

 

現場で働く従業員は、業務改革による影響を最も受けます。

業務改革の方針を従業員と共有できていないことで、実行後に現場が混乱したり、改革が定着しないといったケースも少なくありません。

そのため業務改革を成功させるには、充分な準備が求められます。

業務改革(BPR)の進め方

業務改革の進め方は、計画段階・実行段階・実施後の3段階あります。

業務改革を進めるためには、段階に応じた内容を理解し実施することが大切です。

ここでは、各段階の特徴と内容を解説します。

ステップ1.基本計画の策定と企業内での共有

計画段階では、大まかに下記の4つを実施します。

  1. 業務改革の目標と対象業務を設定
  2. 対象業務の課題を分析
  3. 業務改革の実施に向けた戦略・方針の設定
  4. 社内での共有

まず、業務改革を達成しやすくするために、目標と対象業務を設定します。

目標と対象を定めることで、方向性のずれや本来不要なタスクの発生を防げます。

 

課題の分析では、フローチャートの作成など、業務プロセスの可視化が重要です。

業務プロセスを可視化することで、課題を鮮明に認識できるようになり、業務改革の基盤がより強固なものになります。

 

実行段階に入れば、大幅なやり直しができません。

そのため実施に向けた戦略・方針には、考えられる障害とその対策を盛り込むなど、万全な状態にする必要があります。

 

業務改革の戦略と方針が定まったら、必ず社内で共有するようにしましょう。

現場が業務改革の当事者意識を持つことで、実行後に改革が定着しやすくなるなど、改革の成功率が高まります。

ステップ2.計画をもとに実行

実行段階では、策定した計画を元に業務プロセスの再構築をおこないます。

改革の実行では、下記2つのポイントを意識しましょう。

  1. 関連する業務プロセスとのつながり
  2. 段階ごとに反省と修正

業務プロセスの再構築では、関連する業務プロセスとのつながりを意識しましょう。

関連業務を意識することで、改革による業務の重複や業務間のフロー障害を防げます。

 

実行過程では、段階ごとに反省と修正が必要です。

改革を進めるうちに、方向性のずれや計画段階で見えなかった障害など、新たな課題に直面する可能性があります。

段階ごとに問題をいち早く認識し、迅速に対処することで、業務の円滑な再構築につながります。

ステップ3.実施後の定着化と評価

業務改革の実行過程で特に失敗が多いのは、実施後の段階です。

改革の実施後は業務プロセスに問題がないか、目標を達成できているのか、などの成果状況をモニタリングしましょう。

仮に問題箇所が見つかった場合、計画段階へ戻して作業を繰り返します。

業務改革は一度定着したと思っても、時間の経過とともに薄れて、風化する恐れがあります。

そのため、改革後は定期的なモニタリングをすることがおすすめです。

業務改革(BPR)で有効な3つの手法

業務改革を実施する上で、有効な手法は以下3つです。

  • 業務フローチャートの作成
  • ERP(統合基幹業務システム)の導入
  • BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)の利用

ここでは、それぞれの手法を解説します。

手法を理解し、業務改革の実施に役立ててください。

手法1.業務フローチャートの作成

計画段階で課題を洗い出すには、業務プロセスを可視化させるフローチャートの作成が有効です。

フローチャートを作成すると、下記のメリットが期待できます。

  • 業務の障害を認識しやすくなる
  • 関連業務との重複を認識しやすくなる
  • 業務改革への共通認識が持てる

フローチャートを作成と、業務プロセス全体を可視化でき、問題点や業務の重複が見えてきます。

フローチャートをうまく作成できれば、シンプルかつ誰にでもわかりやすいものになります。

そのため社内で共有した際、誰でも業務プロセス全体を認識できるため、改革の必要性が理解でき共通認識が持てます。

改革の計画段階では、誰がみてもわかるようなフローチャートの作成をおすすめします。

手法2.ERP(統合基幹業務システム)の導入

ERPを導入することで、情報フローが円滑化され業務プロセスの改善につながります。

ERPとは、社内の情報を一元管理できるシステムです。

一般的な基幹システムは、部門ごとに情報を管理しているケースが多く、部門間で整合性を取る必要があります。

ところが、ERPでは部門間の垣根なく情報を取得できるため、情報フローの効率化が期待できます。

この他にも、ERPの導入で期待できるメリットには、下記3つがあります。

  1. 意思決定の効率化
  2. 経営データの分析
  3. 顧客満足度の向上

ERPを導入することで、会社が抱えるシステム課題の抜本的に解決が期待できるため、業務改革の実現に欠かせないシステムといわれています。

手法3.BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)の利用

BPOとは、「Business Process Outsourcing」の頭文字をとった略称で、業務プロセスの一部や社内の部門を外部機関に委託することです。

財務・経理・人事などの業務機能を外部に委託することで、コスト削減・業務の効率化といった業務改革に繋がります。

ただし、BPOでは業務の操作性が失われたり、情報漏洩のリスクがあります。

そのため、委託先の管理能力や、情報セキュリティー対策には細心の注意が必要です。

業務改革(BPR)実施に伴う2つの注意点

業務改革の実施では、下記の2つを注意する必要があります。

  • 改革の趣旨・内容を定着化
  • 改革前に計画内容と現場の意見をすり合わせる

なぜ注意が必要なのか、具体的に気を付けることを解説します。

改革の趣旨・内容を定着化させる

業務改革では、改革の趣旨・内容を従業員に定着させることが必要です。

よくある失敗としては、下記3つがあります。

  • 改革が定着せずにリバウンド
  • 改革によって業務効率・統制が悪化
  • 新しい業務プロセスを守らない

これらの失敗が起こりうる要因は、現場の従業員に業務改革の趣旨・内容を定着できていないためです。

趣旨・内容を従業員に定着できなければ、改革の成功はありません。

改革の趣旨・内容を浸透させるには、策定した計画・方針を一方的に告知するのではなく、現場の声に耳を傾けることが重要です。

改革のリバウンドを防ぐには、実行した後も継続的に現場の意見を収集し、課題があれば適切に対処する必要があります。

こうすることで、再築した業務プロセスが現場に定着し、一過性で終わるという失敗を回避できます。

改革前に計画内容と現場の意見をすり合わせる

計画段階で、計画内容と現場の意見をすり合わせることで、改革の成功確率が高まります。

現場の業務フローを一番理解しているのは、現場で働く従業員です。

そのため、計画内容に現場の意見を取り入れることで、詳細な業務プロセスや課題が見えてきます。

実行段階でも、現場の声を取り入れることで、改善点の早期発見につながります。

業務改革に現場の意見を取り入れることで失敗を回避でき、結果的に成功確率が高まります。

業務改革(BPR)で企業の生産性向上を目指そう

この記事では、業務改革の概要と改革の進め方・注意点を解説しました。

業務改革とは、社内の課題を新規プロセスの再設計によって抜本的に解決することです。

業務改革を実施する上で有効な手法は以下3つです。

  • 業務フローチャートの作成
  • ERP(統合基幹業務システム)の導入
  • BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)の利用

手法と記事中で紹介した注意点を踏まえ、目的に合った業務改革を目指しましょう。

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