業務プロセス標準化は、現場スタッフの負担を一定にし、生産力向上・業績改善に欠かせない工程です。
ただ、「業務プロセス・標準化」と聞いたことはあるものの、基礎知識・進め方を把握している方は限られているのではないでしょうか。
本記事では、業務プロセス標準化の基礎と進め方を丁寧に解説します。
標準化は、業務プロセス効率化に欠かせない
業務プロセスにおける標準化は、いったい何を意味するのでしょうか。
そして、業務プロセスの標準化が求められている理由とは何でしょうか。
本章では、業務プロセス標準化の基礎知識と求められる理由を解説します。
業務プロセス標準化とは作業と品質を一定化する取り組み
標準化とは、いつでも誰でも効率よく作業ができるよう整備すること。
標準化の代表例として、マニュアルが挙げられます。
マニュアルの役割は、業務の明確化と標準化。
全てのスタッフが最適なプロセスを経て目標を達成でき、能力の個人差を埋めて、製品の品質を一定に保つことができます。
標準化では、作業をどのような手順で実施するのか・工程ごとに注意すべきポイントは何かを明確化し、作業と品質を一定にする取り組みを実施します。
業務プロセス標準化はイレギュラーに対する対応速度を向上
現場スタッフが人間である以上、急な体調不良による長期休暇や家庭の事情による退職など、様々に変化するのは当然です。
イレギュラーな場面に遭遇した時に心配するべきポイントは、属人化。
業務詳細が担当スタッフ以外わからなくなる属人化は、業務の大きな遅延につながる可能性があります。
しかし、業務プロセスを標準化しマニュアルが整備されていれば、属人化防止・後任スタッフへの引継ぎも可能に。
結果、会社のダメージを最低限に食い止められるでしょう。
労働人口を背景に業務プロセス標準化・効率化が求められる
製造業の慢性的な人材不足は、経営側が抱える大きな課題のひとつです。
日々の稼働で手一杯になり、人材育成や能力開発ができていない企業が多く存在しているのも事実。
人が少なくカツカツの状況下であっても、グローバル化の波を受け幅広いニーズへの対応力が求められています。
限られた人材で多様化するニーズに応えるために必要なのが効率化。
業務プロセス標準化は、高効率・高品質を生み出すために重要な工程です。
業務プロセス標準化で製造業はどう変わる？3つのメリット
価格競争の激化・経費増大・人材不足・ニーズへの対応力など、製造業が抱える課題はさまざまあります。
業務プロセス標準化は、上記の課題に対して効果を発揮しますが、具体的にはどのようなメリットを得られるのでしょうか。
以下、3つのメリットについて解説します。
| 業務プロセス標準化のメリット一覧 |
メリット1.業務プロセス標準化は製造スタッフの業務を平均化
例えば「1+2+3+4+5」という足し算をします。
1から順番に計算する方もいれば、「2+3 1+4」と5のまとまりを作りながら計算する方もいるでしょう。
計算方法に違いがあれば、1度の計算に必要な時間と正答率に差が現れるのは明白です。
組み立てラインでは、効率良く作業できるスタッフほど負担が大きくなります。
1日に5個の製品を完成できるAさんと10個完成できるBさんが同じ給料なら、不満も募るでしょう。
業務プロセス標準化は、現場スタッフの負担を平均化し、働きやすい環境を作り上げられます。
メリット2.業務プロセス標準化で業務全体の効率化
国語が得意な方に、数学の難問を短時間に解かせようとするのは難しいでしょう。
しかし、問題を解くためのステップが丁寧に解説されたマニュアルがあれば、話は違います。
作業を効率良くこなす方法がわからなくても、マニュアルがあれば誰でも作業を効率良くこなせるはずです。
つまり、業務プロセス標準化は、得手不得手にとらわれずに業務全体の作業効率の底上げが可能ということ。
業務全体の作業効率がアップすると、人材不足は解決の方向に動き出し、育成や能力開発にあてる余裕が手に入ります。
メリット3.業務プロセス標準化は働き方改革も可能
業務プロセス標準化によって作業が効率化されると、ムリ・ムダ・ムラが少なくなります。
結果、働き方改革の課題とされている長時間労働を解消しながら、生産力のキープが可能。
特に小規模なセル生産方式で運営されている企業では、業務プロセス標準化による長時間労働の解消が体感しやすいでしょう。
なぜセル生産方式なのかというと、ライン生産方式に比べて1人あたりの作業量が多く、生産力とプロセスの効率性が比例しやすいため。
少ない人数で長時間労働に苦しむスタッフを目の当たりにした時こそ、業務プロセス標準化を進めるべきです。
業務プロセス標準化を成功させるためのポイント3つ
最初に、業務プロセス標準化は「業務プロセス効率化」の一環である点に注意しましょう。
現状把握をせずマニュアルを見直すだけでは、十分な効果を得ることが難しくなります。
業務プロセス効率化を成功に導くポイントを踏まえ、標準化の位置づけを理解するよう努めましょう。
| 業務プロセス標準化成功のポイント一覧 |
ポイント1.業務プロセス標準化は「可視化」から
業務プロセスの可視化におけるポイントは「BPMN（業務プロセスモデリング）」です。
製造工程におけるプロセスがフローチャートになり、プロセスや情報フローを視覚的に詳しく示すことが可能。
現場スタッフ・管理職・業務プロセス標準化担当者など、関係者全員が理解できるBPMNを作成し、効率化に向けた課を洗い出しましょう。
注意すべきことは、解釈の相違によって発生する無駄です。
例えば、遊んでいるラインの活性化について、管理側と現場スタッフ側それぞれの目線で課題を考えてみます。
管理側は現場スタッフ1人あたりの負担を増やした手法を考えるかもしれませんが、現場スタッフはマニュアルの改訂はせず人材確保に専念すべきと考えるかもしれません。
どちらも目標は同じですが、思考パターンが違えば目標達成までのプロセスに大きな違いが生じます。
ポイントは、共通認識。
課題に対しどのように向き合っていくのかを、密に検討する必要があります。
関係者全員の共通認識を確認しながら、業務プロセスを整理してみてください。
ポイント2.業務プロセス間の繋がりに着目し効率化を図る
業務プロセスは単体で成立する場合以外に、複数の業務プロセスが繋がって形成する場合もあります。
A・Bという2つのプロセスが繋がっているケースでは、プロセスAを改善した影響がBに及び、結果的に非効率化を招くリスクも。
それぞれのプロセスがどのように繋がっているのかに着目し、1つのビジネスを形成する全てのプロセスを俯瞰して見るのがポイントです。
1つのプロセスを組み立て、全体のバランスを確認。
プロセスの変更が、業務全体に対しどのように影響するのか、検証と評価を繰り返しましょう。
ポイント3.業務プロセスをマニュアル化。標準化を行う
なるべく噛み砕いた言葉で、誰もが理解しやすいマニュアル作成に努めましょう。
理想は、新規採用の人材がマニュアルを見て作業できるようになること。
人材育成の手間がなくなり、スタッフ入れ替えの影響もなくなります。
ただ、業務プロセス効率化は、1度では完結しないケースがほとんどです。
完成したマニュアルをもとに業務プロセスを標準化した後も、定期的に評価・見直しを繰り返す必要があります。
業務プロセス標準化にはERPが効果的
少ない人材・余裕のないコストや時間に悩む企業が多い中、各部署のデータを集めて業務プロセスを可視化するのは現実的ではありません。
しかし、業務プロセス標準化を必要とする声は高まるばかり。
抱える課題の板挟みに苦しむ方は、情報の一元管理が可能なERP導入を検討してみることをおすすめします。
なぜERP導入がおすすめなのか、メリットをみていきましょう。
ERP導入による可視化で業務プロセス標準化がスムーズに
ERPとは、各セクションをパイプで繋ぎ情報の一元管理をするソフトウェアのこと。
情報を一元管理できれば業務プロセスの可視化が容易になり、効率的な標準化が叶います。
デジタルの力が便利なのは知っていても、コストに余裕がないと感じる方も多いでしょう。
しかし、ERPの種類によってはアジャイルかつ低コストで導入可能です。
業務プロセス標準化に必要なERPは低コストで導入しやすい
数あるERPの中でも低コストな導入が可能なのは、クラウドを利用したパッケージ型のERPです。
自社にサーバーを置く必要のないクラウドと、必要なソフトウェアだけを組み合わせられるパッケージ型は機能と低コストの両立を実現。
日本の製造業にフィットするERPとしておすすめなのは、IFS社開発のERPソフトウェア「IFS Cloud」です。
IFS Cloudは、必要なソフトをパズルのように組み合わせるコンポーネント型ERPであり、グローバル展開を視野に入れたものづくりに貢献します。
必要最低限のERPでスモールスタートしたいという中小規模の製造業にフィットするソフトウェアです。
業務プロセス標準化とERPが高度なニーズへの対応も可能に
グローバル化が製造業に求めるのは、よりフレキシブルで高効率な作業です。
IFS Cloudは日本の製造業にとって役立つ機能が満載であり、企業の成長に合わせて使用が可能。
標準機能で構築・使用できるため、導入後のカスタマイズ・メンテナンス費用を最小限に抑えることができます。
高度なニーズへの対応力とスムーズな業務プロセス標準化に最適と言える存在です。
ERPに関しては下記記事で詳しく解説しておりますので、ぜひご覧ください。
業務プロセス標準化はデジタル化でスムーズに
本記事では、業務プロセス標準化が求められる背景と、具体的な進め方を解説しました。
業務プロセス標準化のポイントは以下3つです。
- 業務プロセス標準化は作業効率向上のために必要
- 標準化は業務プロセス改善の一環
- ERPソフトウェアは業務プロセス改善の他、企業全体の効率化が可能
限られた環境下で最大限の結果を出すために、ぜひ参考にしてみてください。
当メディアを運営するチェンシージャパン株式会社は、本記事で紹介したIFS Cloud導入支援をしている企業です。
IFS Cloudにより業務改善したお客様の声を紹介しておりますので、ぜひ下記よりご覧ください。