2022年1月改正「電子帳簿保存法」で何が変わる?電帳法改正内容とよくある質問まとめ

  • 2021年11月26日
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2022年1月改正「電子帳簿保存法(電帳法)」の内容をご存知でしょうか?

WEB帳票発行システムで発行した国税関係書類の保管は、紙出力での保管が廃止となります。

この記事では、2022年の電子帳簿保法改正で何が変わるのか、わかりやすく解説します。

国税庁の情報をもとにまとめたよくある質問とあわせてご覧ください。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、下記の概念を元に施行されている法律のこと。

新しい時代の流れに対応し、納税者の帳簿書類の保存の負担軽減を図るために、記録段階からコンピュータ処理によっている帳簿書類については、電子データ等により保存することを認めることが必要であると考えます。
引用:制度創設等の背景|国税庁

従来、請求書や決算書などの帳簿書類は、紙での保存が定められていました。

つまり、帳簿書類の保存には紙文書へ出力する手間や人件費、インク・紙などのコストがかかっていたのです。

こうした手間やコストの削減を目的として施行されたのが、電子帳簿保存法。

テクノロジーの発展や電子帳簿保存法の施工を背景に、近年ではペーパーレス化が推進され、徐々に紙文書主体から電子データ主体へと移行しつつあります。

電子データを基軸にすることで、紙文書の印刷や保管などの業務削減により経理業務の効率化、紙や印刷にかかるコストの削減オフィスの省スペース化実現が期待できます。

しかし、従来の電子帳簿保存法は要件が多いこともあり、多くの企業ではペーパーレス化の導入に消極的でした。

これを受け、電子帳簿保存法は時代のニーズに合わせて幾度と法改正を繰り返し、こんにちに至ります。

  • 2005年:スキャナ保存制度の施行
  • 2015年:3万円以上の上限金額が廃止になり、スキャナ保存制度の緩和
  • 2016年:カメラやスマホで撮影した電子データも認証
  • 2020年:キャッシュレスの普及に伴い電子の取引明細も認証

電子帳簿保存法の改正は、総理業務に大きな影響を与える要素のため、2022年1月から施工される改正内容を的確に把握し、事前に対策を講じることが大切です。

電子帳簿保存法の対象となる文書は4カテゴリー

電子帳簿保存法の対象となる文書は、下記の4カテゴリーに分類されます。

  • 国税関係帳簿
  • 国税関係書類
  • 取引関係書類
  • 電子取引

具体的にどのような文書が対象に含まれるのか、下記の表をご覧ください。

種別 文書の例 対象の保存法
国税関係帳簿
  • 総勘定元帳
  • 仕訳帳
  • 現金出納帳
  • 売掛金・買掛金元帳
電子帳簿保存
国税関係書類
  • 貸借対照表
  • 損益計算書
電子帳簿保存
取引関係書類
  • 見積書
  • 発注書
  • 請求書
  • 契約書
  • 領収書

発行:電子帳簿保存

受領:スキャナ保存

電子取引
  • 電子契約データ
  • メールの添付データ
  • EDI
電子取引データ保存

電子帳簿保存法の対象文書は多岐にわたる一方で、中には法律の適用外な文書も存在します。

先述の通り電子帳簿保存法は、記録段階からコンピュータ処理によって作成された帳簿書類に関する法律。

したがって、はじめから手書きで作成した文書や、途中で紙文書に出力し手書きの修正を加えた文書は、法律の対象外なのです。

たとえば、手書きで作成した総勘定元帳や仕訳帳などの国税関係帳簿、見積書や発注書などの取引関係書類などです。

仮にこれらの文書をスキャナ保存をしても、電子帳簿保存法の範囲外となるため、その点には注意が必要です。

2022年の電子帳簿保存法改正で何が変わる?

電子帳簿保存法は下記3つの保存方法に区分されており、この保存方法単位で法改正がなされます。

  • 電子帳簿保存
  • スキャナ保存
  • 電子取引データ保存

2022年の法改正では、一体どのような変化があるのでしょうか。

それぞれの改正点を表にまとめました。

保存方法 改正点
電子帳簿保存
  • 税務署長の事前承認制度が廃止
  • 電子帳簿の検索要件緩和
  • 優良な電子帳簿に係る加算税の軽減措置整備
スキャナ保存
  • 税務署長の事前承認制度が廃止
  • タイムスタンプ・検索要件緩和
  • 適正事務処理要件の廃止
  • 不正に対する課税の整備
電子取引データ保存
  • タイムスタンプ・検査要件緩和
  • 電子取引データの紙文書保存規制

2022年1月法改正は、日本企業のデジタル化や経理の電子化による生産性の向上、クラウド会計ソフト導入による記帳水準の向上が目的です。

そのため上記の改正点には、電子帳簿での保存(ペーパーレス化)に取り組みやすくするための要件緩和や、承認制度の廃止が見られます。

一方、電子取引データの紙文書保存規制など、脱紙文書に向けた規制強化も見られ、現行法の抜本的な見直しがなされています。

電子帳簿保存法改正4つのポイント

2022年1月の法改正において、特に注目すべきポイントは下記の4つ。

  • 承認制度廃止
  • タイムスタンプ要件緩和
  • 適正事務所理要件廃止
  • 検索要件緩和

現行法と比較した際に、一体どのような変化あるのでしょうか。

本章では上記4つの改正ポイントを現行法と比較し、それぞれ詳しく解説します。

ポイント1.承認制度廃止

2022年1月の法改正における目玉ともいえるのが、税務署長による承認制度の廃止。

税務署長による承認制度とは、企業が国税関係帳簿を電子保存する際に求められる承認制度のことです。

具体的な改正内容は次の通り。

現行法 改正後

電子帳簿保存・スキャナ保存の適用日の3ヶ月前までに税務署への申請が必要。

申請では、使用機器・使用システムなどの概要を記載した必要書類が求められる。

国税関係帳簿・書類、電子取引など、すべての対象文書に対し、事前申請が不要

 

この改正により、従来の申請に必要な業務や時間・労力などのコスト削減が期待できます。

また、電子帳簿保存・スキャナ保存の準備にのみ集中できるため、短期間での適用開始が実現できるでしょう。

ポイント2.タイムスタンプ要件緩和

2つ目の改正ポイントは、タイムスタンプ要件の緩和です。

タイムスタンプとは、ある時刻に電子文書が存在したことを証明するためもの。

データ改ざんの抑止力となる技術で、企業の内部統制には欠かせない技術です。

タイムスタンプの要件は、下記のように緩和されました。

現行法 改正後

書類をスキャナで読み取る際に受領者の自署が必要

自署から3営業日以内にタイムスタンプの付与が必要。

受領者の自署が不要。

タイムスタンプの付与期限が、最長約2か月とおおむね7営業日に改正。

データの訂正や削除履歴が残るシステムの場合、タイムスタンプが不要

タイムスタンプの付与期限が大幅に延長されたことで、担当者の負担軽減が期待できます。

ポイント3.適正事務処理要件廃止

3つ目の改正ポイントは、適正事務処理要件廃止

適正事務処理要件とは、相互けん制・定期的な検査・社内規程整備など、改ざん等の不正を防ぐための事項。

具体的な改正内容を見ていきましょう。

現行法 改正後

社内規程の整備や相互けん制などの適正事務処理が必要

電子データとは別に、チェックのための紙文書が必要

ペーパーレス化の障害に。

適正事務処理要件の緩和により、相互けん制・定期的な検査・社内規程整備が廃止

適正事務処理要件には厳重なチェック体制が求められるため、企業の大きな負担でした。

今回の改正を受けて、2名以上で対処しなければいけない事務処理も、1名での実施が認められます

また、チェック用の紙文書が不要なため、ペーパーレス化の更なる推進が期待できます。

ポイント4.検索要件緩和

4つ目のポイントは、検索要件の緩和です。

従来、電子データを保存する際には、必要なタイミングで即座にデータを閲覧できるよう、詳細な検索要件が定められていました。

しかし、この検索要件が法改正によって大幅に緩和されます。

現行法 改正後
日付や取引金額の範囲指定を条件に検索できること
2つ以上の任意の項目を組み合わせて検索できること
検索要件が「取引年月日」・「取引金額」・「取引先」に限定

検索要件が3つに限定されたことで、データ管理の簡略化が実現できます。

また、詳細な検索要件による業務の煩雑化を改善でき、経理部の業務効率の向上も期待できるでしょう。

電子帳簿保存法改正の注意点

2022年1月改正の電子帳簿保存法を受け、下記の2点に注意が必要です。

  • 紙文書の管理が難しくなる
  • 加重された重加算税に注意

1つ目の注意点は、紙文書の保存が一段と難しくなること。

現行法では、データで受け取った文書の場合、紙での保存・データでの保存の両方が可能です。

しかし、法改正によりデータで受け取った文書は、データでのみ保存が認められます。

つまり、メールの添付データやクレジットカードのWEB明細などを紙に出力して保存しても、憑書として認められなくなるのです。

紙文書とデータ文書の両方で、国税関係帳簿書類を管理している場合には注意が必要です。

2つ目の注意点は、加重された重加算税について。

2022年1月の法改正では要件緩和が多くみられますが、同時にスキャナ保存や電子取引の隠蔽に対するペナルティ強化もなされます。

具体的には、申告漏れに課される重加算税が10%加重されるというもの。

万が一申告漏れがあった場合には現行法よりも重いペナルティが課せられるため、特に注意が必要です。

【よくある質問】電子帳簿保存法改正

電子データを外部機器へ保存する場合、どのような要件がある?

外部機器の使用に関する要件はありません

外部機器の種類に関係なく、保存要件は電子帳簿保存法で定められたものを遵守する必要があります。

また、実際のデータ保存では、サーバで保存していたデータと外部機器に保存しているデータが同一でなければなりません。

そのため、必要に応じて電子データ保存に関する責任者を定める、または管理規則を作成し、万全なデータ管理・保管に努めるとよいでしょう。

クラウドサービスの利用や、サーバを海外に置くことは認められているか?

下記に該当する場合は、問題ありません。

  • パソコン等とサーバーが通信回線で接続されている
  • 検索要件で規定される「データの速やかな出力」が可能な場合

上記に該当する時は、クラウドサービスの利用やサーバを海外に置いている場合であっても、電子帳簿保存法の適用内です。

利用機器が私物であることについて、制約はありますか?

使用機器の所有権についての制約はありません。

ただし、電子帳簿保存法の適用を受けるには、私物か否かにかかわらず、操作マニュアルの完備などの「保存場所の要件」を満たす必要があります。

まとめ

本記事では、2022年の電子帳簿保法改正で何が変わるのかについて解説しました。

改正点は次の通りです。

保存方法 改正点
電子帳簿保存
  • 税務署長の事前承認制度が廃止
  • 電子帳簿の検索要件緩和
  • 優良な電子帳簿に係る加算税の軽減措置整備
スキャナ保存
  • 税務署長の事前承認制度が廃止
  • タイムスタンプ・検索要件緩和
  • 適正事務処理要件の廃止
  • 不正に対する課税の整備
電子取引データ保存
  • タイムスタンプ・検査要件緩和
  • 電子取引データの紙文書保存規制

改正された電子帳簿保存法は2022年1月1日から施行されます。

残すところあとわずかに迫っているため、改正内容を的確に把握し、対策を講じることが大切です。

 

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