製造業の生産管理を効率化!エクセルに頼らず属人化を防ぐ方法とは

  • 2022年2月15日
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生産管理とは、製造業での業務効率の中核を担う業務です。

生産管理は、生産をする上で必要な計画・資材管理・ライン管理など、全ての業務に関わります

しかし、生産管理の効率化は、どこから手をつけていいかわからず、属人化を野放しにしている企業も少なくありません。

本記事では、生産管理を効率化するためのポイントを紹介します。

あわせてエクセルでの管理は適正かどうかについても解説していきますので、参考になさってください。

製造業における生産管理とは

生産管理の効率化に向けて、最初に必要なのは生産管理に対する正しい知識です。

生産管理ではどのような業務を、どのように進めているのかを理解しなければ、効率化は困難でしょう。

生産管理の基礎知識を身に付け、自社にとって課題となるポイントを探し出せば、効率化がはかどります。

生産管理を支える8つの業務

生産管理の主な業務は以下の通りです。

  • 生産計画:受注情報・販売計画をもとに、品目・数量・生産日・納期を管理する。
  • 受注管理:受注日・受注先・品目・数量・金額・納期を管理する。在庫となった受注残も管理する。
  • 発注管理:生産に必要な資材調達を管理する。納期遅れ・発注漏れによる欠品防止、過剰発注防止がポイント。
  • 在庫管理:資材・部品・中間品・製品などの数を管理する。在庫の時系列管理が求められるケースもある。
  • 外注管理:自社で対応できない製品について管理する。必要があれば、外注先に対する支給品の管理も行う。
  • 進捗管理:製造が計画通りに進んでいるかを管理する。必要時は生産計画の見直しを行う。
  • 品質管理:製品の品質が規定通りになるよう管理する。不良品が出た場合は数と原因の管理も必要。

生産管理は製造の全てに通ずるため、業務は煩雑さを極めます。

生産管理の効率化を成功させるためにも、まずは業務内容を把握し、効率が悪い業務を洗い出しましょう。

生産管理の基本は5W2H

生産管理は「When・Where・Who・What・Why・How・How much」によって管理されます。

5W2Hとは

When いつ
Where どこで
Who だれが
What なにを
Why なぜ
How どのように
How much(How many) いくら・いくつ

では、先に紹介した生産計画の業務において、5W2Hはどのように関わるのでしょうか。

生産管理の業務と5W2Hの関わりについては以下を参考になさってください。

  • 生産計画:なにを・いつ・どこで・だれが・いくつ
  • 受注管理:なにを・いつ・どこから・いくつ・いくらで・いつまでに
  • 発注管理:なにを・いつ・どこへ・いくつ・いくらで・いつまでに
  • 在庫管理:なにが・どこに・いくつ・いつ(出庫や入庫)
  • 製造管理:なにを・いくつ・いつまで・どのように
  • 外注管理:なにを・どこに・いくつ・いつまでに
  • 進捗管理:どこまで
  • 品質管理:いくつ・なにが(原因)

ご覧になった通り、生産管理は5W2Hを主軸として業務が進められます。

5W2Hは、生産管理の効率化を進めるうえでも大切なポイントです。

なぜなら効率が悪い業務の洗い出しを、より具体的かつ詳細に追えるためです。

生産管理の業務と5W2Hの関連性を把握して、より的確な効率化の糧としましょう。

生産管理と工程管理の違いは業務の幅

生産管理とは生産における全ての管理ですが、工程管理は生産を効率良く進めるための管理です。

つまり、工程管理は生産管理に含まれます。

具体的には、前述した生産管理業務の中で、生産管理・製造管理・外注管理・進捗管理・品質管理などを行うのが工程管理です。

生産管理と工程管理は間違えやすいワードであり、生産管理の効率化を進める際に誤解を与える場合もあります。

生産管理の効率化は、間違った認識のもとで行わないよう、十分なコミュニケーションをとりながら行うべきです。

エクセルを使った生産管理は適正なのか

令和2年3月に経産省が発表した「製造業DXレポート」にもある通り、製造業にデジタル化を求める声が高まっています。

一方で、生産管理をデジタルシステムに頼らず、エクセルで行う企業が多いのも事実です。

エクセルはほとんどのパソコンにインストールされておりますし、使い慣れていて手軽に感じるかもしれませんが、本当に生産管理に向いているのでしょうか。

エクセルで生産管理を行うメリットとデメリットから、エクセルは生産管理に適しているかを考えてみましょう。

生産管理をエクセルで行うメリットとは

エクセルを使った生産管理は、圧倒的なコストパフォーマンスが最大のメリットです。

その他にも、使いやすさや効率化できるシステムが確立されているなどのメリットがあります。

具体的なメリットを見てみましょう。

  • コストパフォーマンスに優れる

企業が使用するパソコンには、初めからエクセルがインストールされている場合がほどんどでしょう。

つまり、エクセルはコストを考慮せずに使えるのが最大のメリットです。

エクセルのライセンスを新規に獲得する場合でも、Microsoft 365 Buissiness Standardのライセンスは、1ユーザーあたり月額1,360円。(2022年2月現在)

そのため、エクセルを使った生産管理は、新たなシステム開発及び導入に比べて、圧倒的にコストパフォーマンスに優れているのです。

  • 使い手を選ばない

現代社会において、エクセルの使用経験がない新入社員は少ないでしょう。

少なくとも、Googleスプレッドシートを使った経験はあるはず。

エクセルは誰でも使えるソフトですので、入社後の教育をせずに済むのがメリットです。

深刻な人材不足に悩む製造業界ですが、新人教育に時間と人手を割く必要がなく、業務の遅れを防げます。

  • 他ツールと連携しやすい

エクセルは世界的企業のMicrosoft社が提供しており、様々なツールとの連携が簡単です。

他ツールからのデータ引用も、エクセルが自動的に処理するため、業務の効率化を図ることができます。

  • VBAマクロによる業務効率化を図れる

VBAマクロとは、ユーザーの操作を記録して同じ操作を自動化する機能のこと。

プログラミングに疎い方でもプログラムを開発でき、様々な作業の大幅な効率化が可能です。

生産管理をエクセルで行うデメリットとは

生産管理をエクセルで行うメリットを見る限り「現状のままエクセルを使い続けていいのではないか」と感じるでしょう。

しかし、何事も一面だけを見て判断するのはハイリスクです。

エクセルによる生産管理のデメリットについて詳しく見てみましょう。

  • 互換性が異なるケースがある

Officeソフトは、新たなバージョンのリリースを2~3年おきに繰り返します。

そのため、以前は使えていたプログラムやファイルが新バージョンになったら使えないというケースも。

新バージョンのOfficeには、改良されて使役性が向上した機能が搭載されていますが、総合的に考えるとメリットばかりとは言えない面がある点に注意が必要です。

  • 同時編集ができず非効率的

エクセルは校閲にある「ブックの共有」機能を使用すると同時編集が可能です。

しかしブックの共有機能は設定忘れが発生する点に注意が必要です。

設定忘れのエクセルファイルを開いたまま担当者が離席すると、業務に遅れが生じてしまう可能性があります。

  • データ量増加に伴う処理速度低下

エクセルは、使い始めた頃はサクサク操作できますが、データ量が増えると処理速度が低下するのが特徴です。

データ量の増加により、ファイルを開くのにも時間がかかるケースがあります。

データ量の多いエクセルファイルをサクサク処理できるようなハイエンドパソコンを導入している企業は少ないでしょう。

さらにエクセルの処理速度低下は、生産管理部門のストレスにもなりかねません。

  • 属人化促進の可能性を含む

VBAマクロはエクセルのメリットですが、デメリットにもなり得ます。

なぜなら、VBAマクロのプログラムを作成した社員が退職した場合、プログラムが機能しなくなる可能性を含むためです。

エクセルは簡単にプログラムを作れますが、履歴管理はできないため、どのようにしてプログラムを作成したかの管理は困難。

時として属人化の促進につながってしまう場合があります。

【結論】エクセルでの生産管理は非効率的

エクセルは圧倒的なコストパフォーマンスに加え、誰でも簡単に使えるのがメリットです。

しかし、属人化の促進や処理速度低下などのデメリットを考慮し、長期的な視点で考えてみましょう。

エクセルを使った生産管理は、企業にとって有益なリソースになるとは言えないのではないでしょうか。

結果的に、エクセルでの生産管理は非効率的と言わざるをえません。

製造業の生産管理はエクセルからERPへ

エクセルに変わる生産管理の方法の1つとして、ERPの導入が挙げられます。

ERPの導入により、現状がどう変わるのかを紹介します。

ERPについては下記記事で詳しく解説しておりますので、あわせて参考になさってください。

IFS LABO blog by CHENGSI Japan

ERPの基本から選び方まで、専門用語を詳しく解説しながらお伝えします。「ERPの導入を検討しているけれど、難解な言い回し…

ERPで製造工程の可視化と一元管理が可能

ERPは製造工程の一元管理が可能です。

つまり製造工程の「今」を把握しやすいということ。

製造工程の問題点に対する素早い対応により、全体的な生産性向上に効果を発揮します。

ERPは低コストで生産管理が可能

ERPはエクセルに比べるとコストが必要なのは事実です。

しかし、自社に必要なシステムだけを選べるアジャイルなERPが登場しています。

ERPは、中小企業が手の届く範囲のコストで生産管理の効率化を目指せます。

ERPで管理部門の労力を削減可能

業務をすすめるうちに増えるファイルや手計算は、管理部門にとって日常茶飯事かもしれません。

ERPに入力したデータはリアルタイムで共有でき、製造ラインや受発注を的確にサポートできます。

結果的にリードタイムの短縮にもつながり、生産性を向上させ、会社の競争力アップも可能です。

煩雑な製造業の生産管理に疲弊する前に

今回は、製造業の生産管理の基礎と一緒に、エクセルでの生産管理は適正かについてお伝えしました。

夜遅くまで電気を灯し、煩雑な業務と各部署の板挟みに疲弊しきった社員を抱える前に、ぜひERPをご検討ください。

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