基幹システムの入れ替えとは、企業としての重要なインフラ整備です。
基幹システムは業務の根幹を支えるものであり、入れ替え＝変化する社会へ柔軟に対応するためのアップデートとなります。
本記事では、基幹システムの入れ替え失敗を防ぐポイントを、基礎知識とともに解説します。
基幹システムの入れ替え手順とあわせてご覧ください。
基幹システム入れ替えは今後のビジョンを意識すべき
基幹システム入れ替えのプロジェクト担当者は、経営者や各部門の責任者と意識を共有しプロジェクトを遂行しましょう。
基幹システムの入れ替え完了後は、現場の業務効率化だけでなく、経営課題の解決による企業成長を助けるシステムとなっているかをチェック。
同時に、今後の変化に耐えうる基幹システムを構想しておくこともポイントです。
自社が進む道は、社会情勢をはじめとした環境によって大きく変化する可能性があります。
基幹システムの入れ替えには多大なコストが必要なため、変化に柔軟な対応ができ長期的に活用できるシステム構築が大前提でしょう。
基幹システム入れ替え失敗を防ぐ3つのポイント
基幹システム入れ替えの失敗を防ぐポイントは以下の3つです。
それでは、各ポイントの詳細を見ていきましょう。
ポイント1.基幹システム入れ替えは経営者視点で検討
基幹システムの入れ替えに際して、従業員に対するアンケートを実施するケースが見受けられます。
従業員に対するアンケートは、システムの使用感を良くするために有効なのは確かです。
しかし、企業が今後成長を続けるための取り組みという観点から考えると、有効とは言えないのではないでしょうか。
基幹システムを入れ替える目的は、現場の作業効率化だけでなく、企業全体の成長も含まれます。
つまり、現場に偏った視点でのプロジェクト進行は基幹システム入れ替えの失敗リスクにつながるということ。
基幹システムの入れ替えは、企業の進む道を決める経営陣の構想に重きを置いて進めるべきです。
ポイント2.「現行システム改善」と「システム入れ替え」をはき違えない
基幹システム入れ替えの際、複数のベンダーに相談して比較するのはよくあることです。
しかし、複数のベンダーに相談を持ち掛けているうちに、現行システムを活用する方針に傾くのは危険。
元来、経営者が基幹システムの入れ替えを検討するのには、現行のシステムに限界を感じているためです。
限界を感じたシステムを改善しても、限界を先延ばしにするだけであり、長期間の活用は困難ではないでしょうか。
システム入れ替えを現行システム改善にしないために、ベンダーに基幹システムを入れ替える必要性を説明し、経営陣の意見として伝えておきましょう。
ポイント3.基幹システム入れ替えで業務効率化・収益向上の両立を目指す
人材不足が深刻化する中、業務効率化が経営課題となっている企業も多いでしょう。
業務効率化は企業の成長に必要ですが、それ自体がシステム入れ替えの目的になってはいけません。
基幹システムの入れ替えは、業務効率化をはじめとした経営課題を解消し、企業全体の収益を向上させるのが目的です。
業務効率化は収益向上に必要な手段のひとつであり、システム入れ替えの最終目的は企業全体の収益向上と成長にある点を忘れないようにプロジェクトを進めましょう。
基幹システム入れ替えの5ステップとは？
基幹システムを入れ替える手順は、以下の5ステップです。
各ステップを解説します。
ステップ1.基幹システム入れ替えの目的を明確化
基幹システム入れ替えに必要なタスク数は膨大にありますが、「基幹システム入れ替え」が目的とならないよう注意が必要です。
基幹システム入れ替えによって、どのような課題を解決したいのかを明確にして目的を明確化しましょう。
たとえば、独自に作りこんだシステムがレガシー化した場合、以下のような目的が考えられます。
- 専門知識が不要で、誰でもメンテナンス可能なシステムにする
- 独自のカスタマイズが不要で、属人化を防止できるシステムを構築する
上記のように、基幹システム入れ替えの原因となった背景をもとに目的を明確化します。
ステップ2.基幹システム入れ替え検討の体制を整える
基幹システム入れ替えには、必要な人員数の確保が必要です。
なぜなら、基幹システム入れ替えには複数ベンダーとのやりとりや業務整理など、多くの工数があるため。
人員数が不足したケースでは、業務整理が間に合わずベンダーとの調整が不十分となり、予定時期までに新規システムを稼働できなくなるリスクが想定されます。
基幹システムを入れ替える際、経理部やシステム部といった単体の部門内で行う場合と、全社的に実施する場合があります。
いずれの場合でも人員数の十分な確保が必要なため、基幹システムの入れ替えに必要な人員数をシミュレートしておきましょう。
基幹システム入れ替えに必要な人員数をシミュレートする際は、プロジェクト進行中の欠員にも配慮するのがポイントです。
体調不良や突然の退職など、不測の事態に備えておけば、プロジェクトが頓挫するリスクを軽減できます。
ステップ3.新規システムの要件を整理
業務効率化と収益を向上できるシステムを開発するために、クリアすべき要件を洗い出します。
経営陣と現場の両方にヒアリングや業務整理を実施し、課題を明確化するステップです。
たとえば、データ入力に多くの手間と時間がかかっているケース。
経営陣からは残業の減少にともなう人件費削減、現場からは業務の簡易化・効率化といった声があがるでしょう。
原因としては、システムの分断や手作業の多さなどが想定でき、課題が明確化します。
ステップ4.基幹システム入れ替えの依頼先を検討
ステップ3で洗い出した要件を実現できるベンダーを探すステップです。
ベンダーを探す方法は、おもに下記の3つがあります。
- 自社に出入りしているベンダーに声をかける
- 社員のツテを使ってベンダーを見つける
- インターネットでベンダーを探し、資料請求・問い合わせを行う
自社の状況に合わせた方法を選択すると良いですが、ベンダーは必ず複数を比較して検討するのがポイントです。
まずはベンダーの資料を見ながら絞り込み、絞り込んだベンダーにRFI（Request For Information）を提出して対応の可否や実現方法を回答してもらいます。
RFIとは情報提供を依頼する書類であり、ベンダーが保有するサービスや製品などの情報を収集するのが目的。
RFIを用いて、システム構築に向けたより詳細な情報を収集しながらベンダーの選定を進めましょう。
ステップ5.課題解決が可能な基幹システムかを確認
ベンダーを絞り込んだ後、ベンダーに対して具体的な提案作成を依頼する書類であるRFP（Request For Proposal）を提出します。
RFPは、個別具体的な提案・正確な見積もり金額などの回答が得られ、自社の要件を満たすシステムが構築できるかがわかります。
結果的に、自社の課題を解決できるシステムを構築可能なベンダーが絞り込まれ、基幹システム入れ替えに向けた一歩を踏み出せるでしょう。
基幹システム入れ替えで大きなメリットがある「ERP」とは？
ERP（Enterprise Resource Planning）とは、企業の持つ「ヒト・モノ・カネ・情報」といった資源を1ヶ所に集めて管理し、有効活用するためのシステムです。
ERPは経済産業省が発表した「2025年の崖」の対策として有効なため、世界的に注目を集めています。
本章では、基幹システムをERPに入れ替えるメリットを解説します。
1.ERPは全システムを統合可能
ERPは企業全体の情報を一括管理できるほか、各部門の基幹システムの機能を備えたソリューションです。
そのため、ERPの導入後は部門ごとにシステムを管理する必要がなくなり、分散されていたシステムのメンテナンスコストの削減が可能。
基幹システムはERPで一本化され、データの多重入力が不要となるうえに、必要なデータはその場で収集できます。
ERPに入力したデータはリアルタイムで把握できるため、経営判断の迅速化も可能になるでしょう。
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2.コンポーネント型ERPは入れ替え費用を抑えやすい
コンポーネント型ERPとは、基本パッケージに加えて企業の要件に合わせた機能選択ができるシステムです。
パッケージ型とは異なり、よりスマートなシステム構築が可能なぶん、導入コスト削減に期待できます。
コンポーネント型ERPは、システム入れ替えに際して「不必要な機能をそぎ落として、本当に必要な機能に注力したい」という方針の企業にフィット。
中小企業が抱える課題を的確に解決します。
近年では、中小企業にERP導入が求められています。 深刻化を続ける人材不足に対して、ERP導入による業務効率化に大きな期待が寄せられているためです。 しかし、販売されているERPソリューションは多く、自社に適したERPシステムを決めかね[…]
3.ERPはアジャイル開発に対応
「課題を抱える現行システムを、少しでも早く入れ替えたい」と感じる企業が多いのではないでしょうか。
ERPはアジャイル開発ができるため、より短期間での新規システム実装を希望するケースにも対応可能です。
さらに、ERPは全社的な導入のほか、部分的な導入も可能。
柔軟性の高いERPは、DXの効果的かつ効率的な推進に貢献します。
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基幹システムの入れ替えを検討中の方へ
本記事では、基幹システムの入れ替えを成功させるための9つのポイントを解説しました。
当メディアを運営するチェンシージャパン株式会社は、柔軟性に優れたIFS社のERPソリューションを提供しております。
クラウド型のERPは社内サーバーを設置する必要もなく、経営の適正化と業務効率化の両方が可能です。
基幹システムの入れ替えをご検討されている方は、ぜひ以下より製品資料・お客様の声（導入事例）をご覧ください。